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Rund um den Lohn

Laufende Abrechnung

Nach erfolgreicher Einrichtung der Lohnbuchhaltung übernehmen wir für Sie die laufende Abrechnung. Ihre persönliche Ansprechpartnerin aus unserem Lohn-Team ist hierbei für die Abrechnung zuständig und Ihr erster Ansprechpartner bei Fragen rund um den Lohn.

Der Ablauf der laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnung stellt sich hierbei typischerweise wie folgt dar:

  • Nach erfolgreicher Einstellung eines neuen Arbeitnehmers benötigen wir von Ihnen die erforderlichen Daten für die Lohnabrechnung. Wesentliche Unterlagen sind der Personalfragebogen und eine Kopie des Arbeitsvertrages
  • Bis zum 15. Kalendertags eines Monats teilen Sie uns bitte die Änderungen Ihrer Personaldaten für den laufenden Abrechnungsmonat mit. Für die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen kalkulieren wir vorsorglich mehrere Arbeitstage für Kontrollen, Rückfragen und ggf. erforderliche Korrekturläufe ein.
  • In der Regel erhalten Sie um den 20. Kalendertags eines Monats von uns die nachfolgenden Auswertungen, schriftlich oder per E-Mail oder über DATEV Unternehmen Online:
    - Lohnabrechnungen zur Weiterleitung an die Mitarbeiter, auf Wunsch kuvertiert
    - Offene Lohnabrechnungen zur internen Ablage
    - Kopie der Lohnsteueranmeldung zur internen Ablage
    - Kopien der Beitragsnachweise zur internen Ablage
    - Übersicht über bevorstehende Zahlungen an die Finanzkasse und die Krankenkassen
  • Hinsichtlich der Ausführung der damit einhergehenden Zahlungen, können wir Ihnen eine Übersicht der auszuführenden Zahlungen inkl. der Bankverbindungen zuleiten. Deutlich effizienter und zeitsparender ist die Bereitstellung der Zahlungsdatensätze per Datenübermittlung an das Rechenzentrum Ihrer Hausbank. Vor Ausführung der Zahlungen müssen diese von Ihnen bei Ihrer Hausbank genehmigt werden, i.d.R. durch Weiterleitung des unterschriebenen DTA-Protokolls per Fax. Daneben können wir Ihnen die Gehaltszahlungen auch in DATEV Unternehmen Online zur Verfügung stellen.
  • Wenn Sie nun dem Finanzamt und den Krankenkassen Lastschrift-Einzugsermächtigungen erteilt haben, müssen Sie nichts weiter tun. Gerne unterstützen wir Sie dabei die SEPA-Lastschriftmandate einzurichten

Neueinstellung

Die Gewinnung von qualifiziertem Personal stellt eine besondere Herausforderung dar. Kommt es zur Einstellung so muss dies auch im Rahmen der Lohnbachhaltung berücksichtigt werden.

Für die korrekte Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind folgende Unterlagen in Abhängigkeit von der Anstellungsart notwendig:

Für die Einstellung eines neuen Arbeitnehmers benötigen wir von Ihnen nachstehende Unterlagen:

  • Personalfragebogen
  • Arbeitsvertrag in Kopie
  • ggf. Schwerbehindertenausweis, VWL Verträge, Nachweise über den Erhalt sonstiger
  • Arbeitgeberleistungen

Für die Einstellung eines neuen Arbeitnehmers als Minijob benötigen wir von Ihnen nachstehende Unterlagen:

  • Personalfragebogen Minijob
  • Arbeitsvertrag in Kopie
  • ggf. Schwerbehindertenausweis, VWL Verträge, Nachweise über den Erhalt sonstiger
  • Arbeitgeberleistungen

Für die Einstellung eines neuen Geschäftsführers benötigen wir von Ihnen nachstehende Unterlagen:

  • Personalfragebogen
  • Geschäftsführerdienstvertrag in Kopie
  • Statusfeststellung durch die RV
  • Verträge über Nebenleistungen (private PKW Nutzung etc.)
  • ggf. Schwerbehindertenausweis, VWL Verträge, Nachweise über den Erhalt sonstiger
  • Arbeitgeberleistungen

Bitte leiten Sie uns die Unterlagen frühzeitig zu. Nur das Vorliegen aller relevanten Unterlagen stellt eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung sicher.

Leiten Sie uns bitte die ausgefüllte Checkliste Neueinstellung samt Anlagen (insb. Personalfragebogen) zu.

Auswertungspaket

Sie erhalten von uns in der Regel um den 20. eines jeden Monats die nachfolgenden Auswertungen:

  • Lohnabrechnungen zur Weiterleitung an die Mitarbeiter, auf Wunsch kuvertiert oder auch über DATEV Arbeitnehmer Online
  • Offene Lohnabrechnungen zur internen Ablage
  • Kopie der Lohnsteueranmeldung zur internen Ablage
  • Kopien der Beitragsnachweise zur internen Ablage
  • Übersicht über bevorstehende Zahlungen an die Finanzkasse und die Krankenkassen

Wir leiten Ihnen diese im Grundsatz per E-Mail zu. Auf Wunsch können wir diese Ihnen auch per Fax oder schriftlich zuleiten. Wenn Sie DATEV Unternehmen Online nutzen, stellen wir Ihnen die vorstehenden Auswertungen gerne auch online zur Verfügung.

Zahlungen

Mit der Gehalts- und Lohnabrechnung gehen Zahlungsverpflichtungen an Arbeitnehmer, Sozialversicherungsträger sowie an Finanzämter einher.

Diese bereiten wir für Sie vor, so dass Sie die Zahlungsfristen einhalten und keinen unnötigen Zeitaufwand hierfür haben.

Die Ausführung der Lohn- und Gehaltszahlungen kann auf unterschiedliche Weise erfolgen. So können wir Ihnen eine Übersicht der auszuführenden Zahlungen inkl. der Bankverbindungen zuleiten, anhand derer Sie die Überweisungen manuell ausführen.

Deutlich effizienter und zeitsparender ist die Bereitstellung der Zahlungsdatensätze per Datenübermittlung an das Rechenzentrum Ihrer Hausbank. Vor Ausführung der Zahlungen müssen diese von Ihnen bei Ihrer Hausbank genehmigt werden, i.d.R. durch Weiterleitung des unterschriebenen DTA-Protokolls per Fax. Daneben können wir Ihnen die Gehaltszahlungen auch in DATEV Unternehmen Online zur Verfügung stellen.

Hinsichtlich der Zahlungen an die Sozialversicherungsträger (insb. Krankenkassen) und Finanzämter empfehlen wir Ihnen diese mittels Lastschrift-Einzugsermächtigungen auszuführen. Besteht eine SEPA-Lastschrift, ist die fristgemäße Zahlung sichergestellt und Sie müssen nichts weiter tun.

Gerne unterstützen wir Sie dabei die SEPA-Lastschriftmandate einzurichten.

Berufsgenossenschaft

Eine wesentliche Aufgabe die Ihnen als Arbeitgeber/-in bzw. Unternehmer/-in zufällt ist alle notwendigen formalen Pflichten die Ihnen das Steuer- und Sozialversicherungsrecht auferlegt zu erfüllen. Wir helfen Ihnen selbstverständlich dabei, Ihre Pflichten zu identifizieren und diese gemeinsam zu erfüllen.

Während wir uns gerne um die steuerliche Registrierung für Sie kümmern, müssen Sie die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft (BG) vornehmen. Das Vorgehen ist hier jedoch sehr einfach und besteht aus den folgenden drei Schritten:

 

1. Schritt

Identifizierung der für Sie richtigen Berufsgenossenschaft

2. Schritt

Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft

3. Schritt

Mitteilung der erfolgreichen BG-Anmeldung an uns

Mit der erfolgreichen Anmeldung bei der BG haben Sie diesbezüglich somit Ihre Pflichten erfüllt. Lediglich bei Veränderungen bspw. des Geschäftszwecks kann es zu notwendigen Änderungen der BG-Zuständigkeit kommen. Dies sind jedoch Einzelfälle, bei denen wir Sie gerne beraten.

Wenn Sie selbst die BG-Anmeldung nicht vornehmen möchte, unterstützen wir Sie natürlich sehr gerne dabei. Hierzu bitten wir Sie uns nachstehende Auftragsbestätigung und Fragebogen zuzuleiten.

Ein neues Unternehmen anmelden:
Wie geht das?

Wer ein Unternehmen eröffnet, muss dieses binnen einer Woche beim zuständigen Unfallversicherungsträger anmelden. Diese Meldepflicht (§ 192 Sozialgesetzbuch VII) besteht unabhängig von der Tatsache, dass die gesetzliche Unfallversicherung eine Durchschrift jeder Gewerbemeldung erhält. Nach dem Gesetz sind die gewerblichen Berufsgenossenschaften für alle Betriebe, Einrichtungen und Freiberufler zuständig, soweit sich nicht eine Zuständigkeit der landwirtschaftlichen Berufsgenossenschaften oder der Unfallversicherungsträger der öffentlichen Hand ergibt. Für Existenzgründer ist also meistens eine gewerbliche Berufsgenossenschaft zuständig.

Mit dem Online-Formular können Sie die Anmeldung Ihres Unternehmens schnell und einfach vornehmen. Darüber hinaus finden Sie ein PDF-Formular (PDF, 15 kB), mit dem Sie Ihre Anmeldung ebenfalls mitteilen können.

Senden Sie das PDF-Formular bitte an die Berufsgenossenschaft, die Ihrer Hauptbranche und somit dem Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit entspricht.

Die gewerblichen Berufsgenossenschaften sind nach Branchen gegliedert, die Adressen finden Sie hier.

Wichtig

Für ein Unternehmen ist immer nur ein Unfallversicherungsträger zuständig, auch wenn das Unternehmen unterschiedliche Bestandteile hat. Ist Ihnen unklar, welcher Unfallversicherungsträger für Sie zuständig ist, dann erkundigen Sie sich entweder direkt bei einer Berufsgenossenschaft oder telefonisch bei der kostenlosen Infoline der gesetzlichen Unfallversicherung (0800 60 50 40 4) oder per E-Mail. Dort gibt man Ihnen gern Auskunft. Die Unternehmer oder Freiberufler selbst sind in der Regel nicht kraft Gesetzes oder kraft der Satzung der Berufsgenossenschaft automatisch versichert, jeder Unternehmer kann sich aber freiwillig gegen die Folgen von Arbeits- und Wegeunfällen bei seiner Berufsgenossenschaft versichern. Darüber sollten Sie sich direkt bei Ihrem Unfallversicherungsträger informieren.

Sie haben bisher noch keine BG.
Was ist zu tun?

Jeder Unternehmer und jede Unternehmerin ist verpflichtet, sich innerhalb von einer Woche nach Eröffnung des Betriebes bei der BG anzumelden. Wenn Sie dies bisher versäumt haben und vorstehende Frist abgelaufen ist, ist gleichwohl eine zügige Nachmeldung notwendig. Kontaktieren Sie hierzu Ihre BG oder nehmen die Meldung entsprechend vor.

 

Checkliste Lohnmandat zum Download

Hier können Sie sich unsere Checkliste Lohnmandat als PDF herunterladen.

Haben Sie noch Fragen zur Lohnabrechnung?

Wir sind gerne für Sie da

Bei Fragen oder Anliegen können Sie sich jederzeit gerne an uns wenden.
Wir stehen Ihnen unter nachstehendem Kontaktdaten gerne zur Verfügung

Per E-Mail: lohnbuchhaltung@schlecht-partner.de

Schlecht und Partner
Mailänder Platz 25
70173 Stuttgart
Tel.: 0711 40 05 40 50

Schlecht und Partner
Barer Straße 7
80333 München
Tel.: 089 24 29 16 0

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